Wer hat den Schlüssel? – oder – wie man eine Chorgemeinschaft gut organisiert

Ihr kennt doch die typischen Fragen, die sich bei der Organisation eines Chores stellen:

Wo werden wir in diesem Jahr auftreten?
Wer bringt das Keyboard mit?
Sind die Noten schon bestellt?
Wollten wir nicht Spenden einsammeln?
Der Chor braucht doch ein Podest, wer baut das auf?
Wer kann ein Video drehen?
Wer organisiert Fahrgemeinschaften zum Auftrittsort?
Hat schon jemand die Gema-Listen vorbereitet?
Eigentlich wollten wir der Chorleiterin einen Blumenstrauß überreichen!
Haben wir eigentlich einen Vertrag mit dem Veranstalter?
Und die Frage aller Fragen, immer wieder: Wer hat den Schlüssel?

Kommt euch das bekannt vor?

Die Chorgemeinschaft Eichwalde besteht aus über 130 Mitgliedern, bei uns singen 3 Chöre und ein Orchester spielt auf.
Für alles, was es zu organisieren gibt, hatten wir bis zum letzten Jahr einen zweiköpfigen Vorstand, eine Schatzmeisterin, eine zweiköpfige Revisionskommission, eine Protokollführerin und 2 Chorleiterinnen.
Wir sind in den letzten Jahren immer größer geworden, da braucht es viel mehr Organisation.
Ehe uns alles über den Kopf wächst, haben wir uns gedacht – das können wir doch besser – wir stellen unsere Chorgemeinschaft einfach auf mehr Füße.

Wollt ihr wissen, wie wir das gemacht haben?

Am Anfang stand das geschriebene Wort. Alle oben gestellten Fragen und noch viele mehr wurden gesammelt: Welche Aufgaben haben wir in einem Jahr alle zu bewältigen? Wie kann ich die Aufgaben zusammen fassen zu Arbeitsgruppen? So entstanden unsere einzelnen Gruppen.
Die Gruppe Technik zum Beispiel- zuständig für den Auf- und Abbau von Bühne, Licht, Videotechnik, Klavier, Schlüssel, Fahrdienst
Die Gruppe Internet – Pflege unserer Webseite, Datenschutz, Mitglieder-Login, das Einpflegen von Beiträgen
Die Gruppe Musik – das Bestellen, Verteilen von Noten, Erstellen von Notenmappen, Gema-Listen, Führen eines Notenarchives
Die Gruppe Catering – Vorbereitung von Basaren, Einlass organisieren, VIP-Betreuung, Spenden sammeln
Die Gruppe Mitglieder – Führen der Mitgliederlisten, Anwesenheit, Stimmlagen, Ansprechpartner für alle Belange der Mitglieder
Die Gruppe Öffentlichkeitsarbeit – Werbung, Plakaterstellung, Pressestelle, Berichte schreiben für die Webseite
Die Gruppe Chorleiter – von musikalische Leitung, Entwicklung des Repertoires und Probenarbeit bis zur Nachwuchsförderung
Die Gruppe Protokollführung– Vorbereitung und Protokollführung bei den Vorstandssitzungen, Terminkontrolle, Vorbereitung der Jahreshauptversammlung
Die Gruppe Buchhaltung – alle Arbeiten des Schatzmeisters eines Vereines
Die Gruppe Revisionskommission – alle Arbeiten einer gesetzlich vorgeschriebenen Revisionskommission eines Vereines
Die Gruppe Zukunftswerkstatt – wo soll es hingehen in den nächsten Jahren, was sind unsere langfristigen Ziele?
Beim Vorstand verbleiben die Gesamtverantwortung für den Verein, die Moderation, Koordination, Vertretung nach außen, Verträge, Sponsoring, Jahresplanung, Finanzen.

Das war das Grobkonzept – und wie gings weiter?

Im Anschluss kam ein schriftlicher Plan und eine Präsentation mit PowerPoint.
Wir haben das Konzept in jedem unserer Chöre und im Orchester vorgestellt und dazu alle Mitglieder mit ins Boot genommen und sie ermutigt, sich mit einzubringen.
Dann kam die Hauptarbeit: Die einzelnen Gruppen zu formieren, die Arbeiten in den Gruppen zu konkretisieren, zu verteilen, zu schulen, das war ein großer, aufwändiger Teil, der ein ganzes Jahr in Anspruch genommen hat.
Dabei haben wir uns viel Zeit genommen, unsere Neuorganisation auszuprobieren. Wenn einmal ein ganzer Chor zur Sonderprobe kommt, vor verschlossener Tür steht und sich fragt: „Wer hatte jetzt eigentlich den Auftrag, den Schlüssel mitzubringen?“
Dann ahnt man schon, wie viel kleine Details abgesprochen sein müssen, um eine Veranstaltung erfolgreich zu meistern. Die Praxis schult eben doch am besten!
In diesem Jahr werden wir unser Konzept weiter verfeinern, weitere Schulungen durchführen, Themen ansprechen, die bisher noch zu kurz gekommen sind, bleiben also ganz dicht bei den Mitgliedern, die Verantwortung übernommen haben. So mancher ist in diesem letzten Jahr schon über sich hinausgewachsen.

Also liebe Leser, braucht ihr weitere Tipps oder möchtet ihr euch mit uns austauschen? Meldet euch gerne mal bei uns.
https://choreichwalde.de/

Und weiterhin viel Spaß bei der Organisation des Gesangs und viel Erfolg mit dem Instrument des Jahres – der Stimme!

Heike Schubert
2. Vorstand Chorgemeinschaft Eichwalde